Materi Administrasi Perkantoran tentang:

Menangani surat/dokumen kantor

Surat adalah salah satu media komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan pesan kepada seseorang secara tertulis baik atas nama sendiri maupun atas nama organisasi.
Surat menyurat adalah kegiatan berkirim surat yang dilakukan oleh dua orang atau lebih secara tertulis.

Jenis- jenis surat

Surat diklasifikasikan berdasarkan hal-hal berikut :

a) Berdasarkan sifatnya

1. Surat pribadi, adalah surat yang ditulis oleh seseorang yang isinya menyangkut isi pribadi.

2. Surat dinas, adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah atau swasta yang isinya berhubungan dengan kedinasan.

3. Surat sosial, adalah surat yang berisi kepentingan sosial dan dibuat oleh lembaga-lembaga sosial.

4. Surat niaga / bisnis, adalah surat yang dibuat oleh suatu badan usaha atau perusahaan yang berisi mengenai masalah perdagangan / bisnis atau jual beli.

b) Berdasarkan wujud surat

1. Surat bersampul, adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat.

2. Surat memorandum (memo) dan nota.

a. Memo adalah catatan singkat yang dibuat oleh pejabat atasan yang ditujukan kepada bawahan atau sebaliknya atau antar pejabat setingkat dan biasa bersifat informal.

b. Nota adalah catatan singkat yang dibuat oleh pejabatan atasan ditujukan kepada bawahan yang isinya bersifat formal.

3. Telegram, adalah surat yang berisikan pesan yang relatif singkat yang dikirim menggunakan bantuan pesawat telegram.

4. Kartu pos, adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas yang berukuran 10x15 Cm.

5. Warkat pos, adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas.

c) Berdasarkan keamanan isinya

1. Surat biasa, adalah surat yang tidak menimbulkan suatu akibat tertentu apabila isinya diketahui oleh orang lain.

2. Surat rahasia, adalah surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain. Cara pengirimannya menggunakan 2 sampul. Sampul pertama di beri kode R atau RHS, dan sampul kedua ditulis alamat yang dituju.

3. Surat sangat rahsia, adalah surat surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain, biasanya berkaitan dengan keamanan suatu Negara. Cara pengirimannya menggunakan 3 sampul. Sampul pertama dan sampul kedua diberi kode SR atau SRHS, dan sampul ketiga ditulis alamat yang dituju.

4. Surat konfidensial, adalah surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang bersangkutan

d) Berdasarkan banyaknya sasaran yang akan dicapai :

1. Surat biasa, adalah surat yang dikirimkan kepada satu orang, organisasi, atau alamat yang tertulis dalam sampul.

2. Surat edaran, adalah surat yang ditujukan kepada banyak orang atau masyarakat umum.

3. Surat pengumuman, adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang, instansi, atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu persatu.

e) Berdasarkan proses penyelesaian nya :

1. Surat sangat segera, adalah surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada penerima surat secepat mungkin.

2. Surat segera, adalah surat yang tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat sangat segera.

3. Surat biasa adalah surat yang isinya tidak memerlukan jawaban/ penyelesaian yang secepatnya, tetapi perlu diselesaikan berdasarkan urutan kedatangannya. 

 

 

JENIS-JENIS DOKUMEN

Dokumen meliputi surat-surat, akte, SK pendirian bangunan, sertifikat tanah, surat kontrak, kwitansi, cek, rekaman, dan benda-benda lainnya yang masih bisa dijadikan bukti atau pendukung suatu keterangan.

Dokumen dapat ditinjau dri beberapa segi :

1. Dokumen ditinjau dari segi pemakaiannya

Bila ditinjau dari segi pemakaiannya, dokumen dapat dibedakan atas 4 jenis.

a. Dokumen pribadi, adalah surat-surat yang berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada diri seseorang. Contoh : Akte kelahiran, STTB, piagam, KTP, SIM, surat nikah, dll

b. Dokumen niaga, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada peristiwa jual beli/ dunia perdagangan. Contoh : cek, obligasi, kwitansi, wesel, saham, dll

c. Dokumen sejarah, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu. Contoh : Naskah proklamasi, Naskah Sumpah pemuda, Batu bertulis ,dll

d. Dokumen pemerintah adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi dalam pemerintahan suatu Negara. Contoh : UUD 45, keputusan presiden, peraturan daerah, dll

2. Dokumen ditinjau dari segi nilai kegunaannya

Dari segi kegunaannya, dokumen dibedakan atas 4 macam :

a. Nilai penerangan, adalah surat yang digunakan sebagai pembuktian dalam memberikan informasi pada masyarakat

b. Nilai perdagangan, adalah surat yang digunakan sebagai alat bukti dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan

c. Nilai yuridis, adalah surat yang dapat digunakan sebagai alat bukti secara hokum dimuka pengadilan

d. Nilai historis, adalah surat-surat yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu .

3. Dilihat dari segi sumbernya dokumen dapat dibedakan atas :

a. Dokumen yang bersumber dari pemerintah, seperti : UU pemerintah, keputusan presiden, UU perpajakan, peraturan pemerintah ,dll

b. Dokumen yang bersumber dari swasta tetapi mempunyai kekuatan hukum. Seperti : Akte notaris, visum dokter, dll

c. Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang . seperti surat perjanjian, surat kontrak, dll

d. Aktifitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan, seperti : Kliping, kaledeoskop, dll

e. Perseorangan, seperti koleksi keramik Adam Malik, koleksi lukisan Afandi, dll

4. Dokumen yang ditinjau dari fungsinya

a. Dokumen dinamis, adalah dokumen yang masih dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.

Dokumen dinamis dapat pula dibedakan atas :

1). Dokumen aktif adalah dokumen yang masih dipakai secara terus menerus dalam proses penyelesaian pekerjaan.

2). Dokumen semi aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun

3). Dokumen in aktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan

b. Dokumen statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.

5. Ditinjau dari segi penelitian

Dibedakan atas 3 jenis :

a. Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi penelitian langsung dari sumbernya, contoh: paten penelitian, laporan, disertasi, dll

b. Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur primer, contoh : bibliografi, dll

c. Dokumen tertier, adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur sekunder, contoh : buku teks, buku panduan literatur dan bibliografi dari bibliografi.

6. Ditinjau dari segi ruang lingkup dan bentuk fisiknya ..

a. Dokumen literal, adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar, atau direkam . seperti : buku, majalah, Koran, pita kaset, film ,dll . titik berat dokumen literal adalah informasi yang terdapat pada benda. Dokumen literal dibahas secara khusus dalam bidang ilmu perpustakaan .

b. Dokumen corporal , adalah dokumen berwujud benda sejarah. Seperti benda-benda seni dan benda-benda kuno yang meliputi : keris, arca, batu pualam, pakaian adat , mata uang kuno ,dll. Dokumen corporal disimpan dalam museum dan dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman.

c. Dokumen privat, adalah dokumen yang berwujud surat menyurat/arsip. Bidang penyimpanan surat menyurat ini dipelajari dalam bidang ilmu kearsipan .

Materi bahasa sunda

PENGERTIAN,SEJARAH JEUNG CIRI-CIRI CARITA PONDOK (CARPON)

Pengertian Carita Pondok

Carita pondok teh nyaeta karangan rekaan (fiksi) anu wangunna pondok sarta ngan ukur ngasongkeun hiji peristiwa. Carpon umumna nyaritakeun hal-hal anu sipatna realistis, diangkat tina kanyataan.

Sajarah Carita Pondok

Carita pondok asal-muasalna mah tina talari carita lisan anu ngahasilkeun carita-carita kawentar kayaning Iliad sarta Odyssey  karya Homer. Carita-carita eta ditepikeun dina wangun puisi anu mibanda wirahma, kalayan wirahma anu mibanda fungsi minangka pakakas pikeun nulungan jalma pikeun nginget caritana. Bagian-bagian singget tina ieu carita teh, dipuseurkeun kana naratif-naratif individu anu bisa ditepikeun dina hiji kasempetan pondok. Sakabéh caritana kakara katémbong saupama sakabéh bagean caritana geus ditepikeun.

Ciri – Ciri Carita Pondok

• Bisa rengse dibaca dina sakali mangsa
• Alurna teu kompleks, museur kana hiji kajdian
• Mere kesan lir enya-enya kajadian

Unsur Instrinsik Carita Pondok

·         Palaku

·         Amanat

·         Tema

·         Latar

·         Galur

Unsur Ekstrinsik Carita Pondok

·         Nilai-nilai dalam Carita Pondok

·         Latar Belakang Kahirupan Pengarang

·         Situasi Sosial

Teknik Nulis Carita Pondok

1. Tema
2. Bahan carita
3. Alur
4. Tokoh
5. Dialog
6. Sudut pandang
7. Prak-prakan

Contoh Carita Pondok

DUA NUNGALALANA JEUNG HIJI BERUANG

Dua jalma leupang ngalalana babarengan liwat ka hiji leweung. waktu eta ngadadak aya Hiji beruang anu gede kaluar ti semak semak deukeut maranehna.
salah sahiji nungalalana,ngan ukur mikirkeun diri sorangan jeung teu mikirkeun babaturannana.maneh na naek ka hiji tangkal anu deukeut ka maneh na.
Nungalalana hiji deui,ngarasa teu bisa ngalawan beruang nu sakitu gede na sorangan.manehna ngabeubeut keun dirina ka nu taneuh jeung ngagoler bari ngahep-hep.
Saolah-olah manehna tos maot. Maneh na osok ngadenge lamun beruang teh moal nyabak sato atawa jelema anu geus maot.

Babaturannana nu aya di tangkal huenteu ngalakukeun naon naon jueng heunteu nulungan babaturannana anu ngagoler.teu nyaho paguneman ieu teh bener atawa heunteu.beruang eta teh  ningali ka jalma nu ngagoler maneh na ngaendus-endus deukeut sirah na,beruang eta teh ngarasa puas da korbanna  tos maot padahal ma heuntue beruang eta teh indit.
Nungalalana anu di tangkal turun ka handap ningali babaturannana.
”katingalinna sa olah-olah beruang eta teh ngabisikeun ka ceuli anu ngagoler bieu”
“naon nu di katakeun ku beruang eta teh?saur nungalalana nu sambunyi di tangkal”
”beruang eta nyarita,”saur nungalalana anu ngagoler bieu,”heunteu saluyu luempang
 babarengan jeung saurang anu ngantepkeun  jeung heunteu mikirkeun babaturannana   anu keur dina bahaya “

materi kewirausahaan : Menganalisis Aspek-Aspek usaha

URAIAN MATERI

A. ORGANISASI USAHA

1. Pengertian Organisasi Usaha

Organisasi usaha sederhana adalah organisasi usaha yang kegiatan usahanya berskala kecil, dilakukan oleh masyarakat dengan modal relatif kecil dan dikelola dengan manajemen yang sederhana, bergerak dalam lapangan bisnis baik perdagangan barang dan jasa maupun industri.

Peranan organisasi penting dalam kegiatan perekonomian karena ikut memberikan sumbangan berupa upaya memproduksi atau mendekatkan barang dan jasa kepada masyarakat. Oleh karena itu pemerintahan merasa perlu untuk meningkatkan peranan usaha kecil meliputi :

a. Pembentukan dan peningkatan produk nasional.

b. Perluasan kesempatan kerja dan berusaha.

c. Peningkatan ekspor.

d. Produk barang dan jasa daerah.

e. Pemerataan pendapatan dan peningkatan taraf hidup masyarakat.

2. Tujuan dan Sasaran Usaha

Tujuan perusahaan merupakan sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh perusahaan. Tujuan perusahaan adalah target yang bersifat kuantitatif dan pendapatan target tersebut merupakan ukuran keberhasilan kinerja perusahaan.

Adapun penetapan tujuan perusahaan adalah :

a. Untuk mencapai keberhasilan usaha

b. Mengatur dan membentuk kerjasama dengan perusahaan lain

c. Untuk melakukan merger dengan perusahaan lain

d. Mengundang orang-orang yang mempunyai keahlian untuk bekerjasama.

e. Menjamin adanya fokus dari berbagai personal yang ada dalam perusahaan.

Oleh karena itu wirausahawan harus dapat memudahkan tujuan utama perusahaannya menjadi tujuan-­tujuan yang lebih kecil yang disebut sasaran.

Penentuan sasaran anda strategi yang dilakukan wirausahawan selalu memperhatikan kebutuhan fungsional, kemampuan, kesempatan atau secara konvensional didahului adanya analisis SWOT. Untuk memudahkan dalam menentukan sasaran usaha, sebaiknya perusahaan memiliki hal-hal sebagai berikut :

a. Kesempatan menghasilkan laba

b. Kedudukan pasar

c. Sumber daya manusia

d. Pengembangan usaha

e. Sumber daya keuangan

f. Sarana kerja

g. Tanggung jawab sosial.

3. Bentuk-bentuk badan usaha

Dalam memilih bentuk badan usaha harus mempertimbangkan antara lain :

Jenis usaha apa yang akan dipilih, berapa modal yang tersedia, bagaimana rencana pertambahan modal, bagaimana cara pembagian laba, bagaimana penentuan tanggung jawab perusahaan dan berapa jangka waktu berdirinya perusahaan.

Badan usaha adalah kesatuan yuridis ekonomis yang bertujuan mencari keuntungan, sedangkan perusahaan adalah satuan teknis yang bertujuan untuk menghasilkan barang dan jasa. Badan usaha mempunyai fungsi sebagai badan tertinggi yang mengurusi perusahaan, sementara perusahaan merupakan alat bagi badan usaha dalam mencari keuntungan

a. Badan usaha menurut lapangan usahanya :

1) Badan usaha agraris

2) Badan usaha ekstraktif

3) Badan usaha industri

4) Badan udaha perdagangan

5) Badan usaha jasa

b. Badan usaha menurut kepemilikan modalnya :

1) Badan usaha milik negara, yaitu

a) Perusahaan jawabatan (Perjan)

b) Perusahaan umum (perum)

c) Perusahaan perseroan (Persero)

2) Badan usaha swasta, dibedakan

a) Swasta asing

b) Swasta nasional

3) Badan usaha milik campuran (swasta dan negara)

c. Badan usaha berdasarkan perbandingan penggunaan tenaga kerja dan mesin :

1) Badan usaha padat modal

2) Badan usaha padat karya

d. Badan usaha berdasarkan bentuk hukumnya.

1) Perusahaan Perorangan

Bentuk usaha ini paling sederhana dan paling mudah mengorganisasikannya, dan pemiliknya hanya satu orang. Pengelolaannya dipegang pemilik sendiri, dan keuntungan atau kerugiannya ditanggung sendiri pula. Orang lain boleh saja mengikut sertakan hartanya dengan mendapatkan imbalan tetap atau laba tertentu sesuai dengan perjanjian, tetapi pengelolaannya tetap di tangan pemilik.

Di samping itu, pemiliknya juga bebas untuk mendirikan atau menutup usahanya. Biasanya usaha semacam ini akan berhenti segera, setelah pemilik meninggal dunia. Perusahaan perorangan dapat dimintakan izin secara resmi dengan membayar biaya perizinan. Dengan demikian perusahaan akan mendapat hak-hak keringanan pajak yang berbeda dengan pajak pendapatan atau pajak kekayaan pribadi.

Unsur kebaikan perusahaan perorangan adalah sebagai berikut:

a) Cara mendirikan mudah dan mudah, organisasinya sangat sederhana dan luwes, rahasia perusahaan terjamin, dan pajaknya ringan.

b) Putusan-putusan dapat segera diambil sesuai keadaan.

c) Seluruh keuntungan dapat dimiliki sendiri oleh pemilik.

Unsur kelemahannya adalah sebagai berikut :

a) Sulit mendapatkan pinjaman untuk menambah modal dan perluasan usaha, terutama jika jumlahnya besar.

b) Tidak ada batas antar amilik pribadi dengan milik perusahaan sehingga jika utang perusahaan tidak dapat dipenuhi, maka kekayaan pribadi ikut menjadi tanggungan. Sebaliknya, kekayaan perusahaan ikut menjadi tanggungan utang-utang pribadi.

2) Perusahaan Firma

Bila dua orang atau lebih bersedia mengumpulkan kekayaannya (uang, tenaga, sarana, keahlian, dll) dan ingin melakukan usaha yang disepakati, maka mereka dapat membentuk firma. Setiap anggota firma dapat melakukan sendiri usahanya. Atas nama firma dan semua keuntungan maupun kerugian menjadi tanggungan semua anggota firma.

Untuk mendirikan firma biasanya harus membuat buku akta autentik, yaitu surat yang dibuat dimuka pejabat umum yang berwenang atau oleh pejabat umum yang berwenang misalnya notaris. Kemudian akta itu didaftarkan ke Panitera Pengadilan negeri dan dimuat dalam Berita Negara. Dalam akta pendiriannya yang juga merupakan Anggaran Dasar (AD)nya biasanya dicantumkan cara pembagian laba. Jika tidak, maka pembagian laba dilakukan menurut perbandingan besarnya modal.

Unsur kebaikan bentuk usaha firma adalah sebagai berikut :

a) Lebih mudah mendapatkan pinjaman modal tanaman karena semua kekayaan pribadi seluruh anggota dijadikan tanggungan.

b) Anggota-anggotanya biasanya lebih saling mengenal dan mempercayai.

Adapun kelemahannya adalah sebagai berikut :

a) Tidak ada batas antara harta pribadi dengan harta firma.

b) Kesalahan salah seorang anggota menjadi tanggungjawab seluruh anggota firma.

d) Jika terjadi perselisihan akan menyulitkan dan sering berakhir dengan pembubaran firma.

3) Perusahaan Komanditer (CV)

Comandditaire Vennootschap (CV) adalah perusahaan yang dibentuk oleh dua orang atau lebih. Dalam CV ada dua anggota yaitu :

a) Anggota aktif

Adalah anggota yang mengurus perusahaan dan melibatkan seluruh harta pribadinya.

b) Anggota pasif

Adalah anggota yang hanya menyerahkan modal saja tetapi tidak melibatkan harta pribadinya hingga tidak berhak mencampuri mengelolaan perusahaan.

Untuk mendirikan CV, diharuskan membuat suatu akta resmi di muka pejabat negara (akta notaris). Dalam akta ini dicantumkan nama-nama anggota aktif dan nama-nama anggota pasifnya.

Unsur kebaikan CV adalah sebagai berikut :

a) Tambahan modal agak mudah diperoleh karena semua kekayaan pribadi anggota aktif dapat dijadikan tanggungan.

b) Kemungkinan bagi seseorang untuk menjadi anggota CV tanpa melibatkan seluruh kekayaan pribadinya, yaitu menjadi anggota pasif.

Unsur kelemahan bentuk usaha ini adalah sebagai berikut :

a) Bagi anggita pasif tidak diperbolehkan mencampuri kebijaksanaan perusahaan dan pengelolaannya.

b) Bagi anggota aktif harta pribadinya ikut menjadi tanggungan atas utang-utang perusahaan.

e) Ada kemungkinan terjadinya ketidak jujuran anggota aktif terhadap anggota pasif.

4) Perseroan Terbatas (PT)

Merupakan bentuk usaha yang anggotanya terdiri atas dua orang atau lebih dan secara formal diatur undang-undang, ruang lingkup dan kegiatannya telah ditentukan dalam piagam yang diresmikan dalam Lembaran Negara. Untuk mendirikannya dibutuhkan akta notaris dan izin dari Mentri Kehakiman setelah diterima, diumumkan dalam berita negara. Untuk pajaknya ada perhitungan tersendiri yang akan dibicarakan dalam bab berakhir.

Unsur kebaikan PT adalah sebagai berikut :

a) Para pemegang saham tidak ikut menanggung utang-utang dagang dan pajak, jika perusahaan jatuh. Kerugiannya hanya terbatas pada apa yang telah ditanam dalam perusahaan.

b) Saham dapat diperjualbelikan.

c) Peluang untuk mendapatkan pinjaman tambahan modal lebih besar dan kelangsungan hidup perusahaan lebih terjamin.

d) Tambahan modal dapat juga diperoleh dengan menjual saham yang masih berada di tangan perusahaan kepada umum.

Unsur kelemahannya adalah sebagai berikut :

a) Prosedur pendiriannya cukup rumit dan memerlukan biaya cukup tinggi, bahkan harus membayar pajak lebih dulu.

b) Pemegang saham kurang memperhatikan perusahaan.

c) Harus diadakan pertemuan-pertemuan untuk menyusun Anggaran Rumah Tangga (ART), Anggran Dasar (AD), garis-garis kebijaksanaan dan lain-lain.

d) Jika operasi usaha (PT) akan pindah atau diperluas ke bidang operasi yang tidak tercantum dalam akta, maka harus dimintakan izin pejabat hukum negara.

5) Perkumpulan Koperasi

Koperasi bukanlah perkumpulan modal tetapi perkumpulan orang-orang yang bertujuan untuk memajukan kepentingan material anggotanya. Ada tiga bentuk koperasi, yaitu koperasi konsumsi, koperasi kredit, dan koperasi produktif.

Untuk mendirikan koperasi, harus dibuat akta yang berisi AD koperasi, kemudian disahkan pejabat koperasi atas kuasa Menteri Koperasi. Selanjutnya akta didaftarkan di kantor pejabat koperasi, dan tanggal pendaftaran adalah tanggal resmi berdirinya. Berdasarkan koperasi ini oleh pejabat koperasi diumumkan dalam berita negara.

Salah satu keuntungan penting dalam koperasi adalah adanya fasilitas-fasilitas tertentu dari pemerintah, seperti misalnya bebas dari beberapa macam pajak dan sebagainya. Sedangkan kelemahannya yaitu jalannya koperasi lebih bergantung pada kejujuran dan kreatifitas pengurusnya, dan keanggotaan-anggotanya tidak dapat diperjual belikan.

4. Struktur Organisasi

Berdasarkan pola hubungan kerja dan aktivitas, wewenang serta tanggungjawab maka bentuk-bentuk organisasi dibedakan sebagai berikut :

1) Organisasi garis/lini

Organisasi ini diciptakan oleh HENRY FAYOL. Pada struktur organisasi ini, wewenang dari atasan disalurkan secara vertikal kepada bawahan, pertanggung jawaban dari bawahan secara langsung ditujukan kepada atasan yang memberi perintah. Organisasi yang memakai struktur ini adalah organisasi yang kecil, jumlah karyawannya sedikit, spedialisasi kerja masih sederhana.

Ciri-ciri :

(1) kesatuan perintah terjamin,

(2) pembagian kerja jelas dan mudah dilaksanakan,

(3) organisasi tergantung pada satu pimpinan Strukturorganisasi fungsional

2) Struktur Organisasi

Struktur organisasi fungsional diciptakan oleh F.W. Taylor. Struktur ini berawal dari konsep adanya beberapa pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut. Setiap pegawai mempunyai pengawas lebih dari satu orang atasan yang berbeda-beda.

Ciri-ciri struktur organisasi fungsional :

(1) Tidak menjamin adanya kesatuan perintah,

(2) Keahlian para pengawas dan pegawai berkembang menuju spedialisasi,

(3) Penghematan waktu dapat dilakukan karena mengerjakan pekerjaan yang sama.

3) Struktur organisasi garis dan staf

Struktur organisasi ini merugikan struktur organisasi gabungan yang dikembangkan oleh Harrington Emerson. Struktur ini umumnya. digunakan oleh organisasi yang besar, daerah kerja luas, bidang usaha yang beraneka ragam dan jumlah bawahan yang banyak sehingga pimpinan tidak bisa bekerja sendiri, melainkan memerlukan bantuan staf. Staf adalah orang ahli dalam bidang tertentu yang bertugas memberi nasihat dan saran kepada pimpinan dalam organisasi tersebut.

4) Struktur organisasi fungsional dan staf

Struktur organisasi ini merupakan gabungan dari bermacam-macam struktur organisasi. Dengan memakai sistem gabungan ini dimungkinkan memilih. Yang menguntungkan dipakai yang merugikan ditinggalkan.

Struktur organisasi dibuat dengan maksud :

(1) Memperlihatkan pola hubungan antar anggota organisasi dan sarana yang dimiliki,

(2) Agar setiap anggota organisasi mengerti dengan jelas tugas, kewajiban, hak dan, tanggung jawab.

B. PRODUKSI

1. Pengertian

a. Produksi adalah kegiatan yang dapat menimbulkan tambahan manfaat atau faedah baru (faedah bentuk, faedah waktu, faedah tempat).

b. Produk adalah hasil dari kegiatan produksi yang berupa barang dan jasa.

c. Produsen adalah orang, badan atau lembaga-lembaga yang menghasilkan produk.

d. Produktifitas adalah suatu perbandingan dari kegiatan yang seharusnya.

2. Seluk Beluk Proses Produksi

Proses produksi adalah rangkaian kegiatan pembentukan, mengubah dan menciptakan untuk meningkatkan nilai suatu barang. Proses produksi merupakan kegiatan yang dominan dilakukan oleh perusahaan industri. Proses ini diawali dengan penyediaan bahan baku. Bahan baku yang telah dipersiapkan, kemudian diolah dengan menggunakan tenaga manusia serta mesin dan ditambah bahan-bahan pembantu. Kegiatan ini berlanjut sampai akhirnya terbentuk barang jadi yang siap dipasarkan.

Dalam melakukan proses produksi ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain sebagai berikut :

a. Sifat proses produksi

1) Proses produksi yang terputus-putus :

Proses produksi yang dilakukan atas dasar jumlah pesanan yang diterima oleh perusahaan. Di sini proses produksi tidak dilakukan berdasarkan pada ramalan penjualan dan jumlah produk yang dibuat perusahaan, biasanya sedikit tergantung pada pesanan yang masuk ke perusahaan.

2) Proses produksi yang terus-menerus

Proses produksi yang dilakukan berdasarkan pada ramalan penjualan dan bukan berdasarkan jumlah pesanan yang masuk. Proses produksi yang terus-menerus dilakukan untuk memenuhi kebutuhan pasar, sehingga jumlah produk yang dibuat pada umumnya banyak.

b. Jenis dan mutu produk yang akan diproduksi :

Untuk menentukan jenis dan mutu produk, ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan, yaitu :

1) Produk termasuk produk tahan lama atau tidak,

2) Bagaimana mutu produk,

3) Bagaimana sifat permintaan konsumen terhadap produk yang akan dibuat,

4) Produk yang akan diproduksi termasuk consumers goods atau produciens goods.

c. Jenis produk (baru atau lama)

Seorang wirausahawan perlu mempertimbangkan dan memperhatikan jenis produk. yang disertai pencertian tentang:

1) lokasi, apakah perusahaan perlu berdekatan dengan sumber bahan baku atau dekat dengan pasar.

2) Berapa jumlah produk yang akan diproduksi,

3) Bagaimana sifat permintaan terhadap produk, apakah musiman atau sepanjang masa.

d. Pengendalian proses produksi

Pengendalian proses produksi menyangkut beberapa masalah tentang perencanaan dan pengawasan proses produksi di dalam perusahaan.

Wirausahawan harus menetapkan produk apa dan berapa jumlah yang akan diproduksi pada suatu periode yang akan datang, bagaimana penyelesaian proses produksi, kapan proses produksi akan dimulai dan kapan akan selesai. Untuk kelancaran proses produksi. hendaknya semua itu direncanakan, dikoordinir dan dikendalikan dengan baik oleh wirausahawan.

Adapun tahapan-tahapan yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut :

1) Routing

Menetapkan dan menentukan urutan-urutan proses produksi, dari bahan mentah sampai menjadi akhir, termasuk di dalamnya mempersiapkan alat-alat yang akan digunakan.

2) Schedulling

Menetapkan dan menentukan jadwal kegiatan proses produksi yang disinergikan sebagai suatu kesatuan. Dari schedulling akan diketahui penggunaan waktu pada setiap pemrosesan produksi.

3) Dispatching

Menetapkan dan menentukan proses pemberian perintah untuk melaksanakan operasi proses produksi yang sudah direncanakan dalam routing dan sehedulling.

4) Follow up

Menetapkan dan menentukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi penundaan dan mendorong terkoordinasinya seluruh perencanaan proses produksi.

3. Jenis dan Kualitas Produk/Jasa

a. Jenis produk/Jasa

Pada umumnya, setiap perusahaan menghasilkan dan memasarkan bermacam-macam jenis produk, sehingga setiap perusahaan sebelum memulai usahanya sudah mengambil keputusan berkaitan dengan penentuan macam dan jenis produk apa saja yang akan diproduksi.

Pertimbangan perusahaan sebelum menentukan produk yang dihasilkan itu dikarenakan meningkatnya perkembangan teknologi dan pengetahuan konsumen. Suatu jenis produk tertentu biasanya mempunyai ciri-ciri spesifik ukuran, harga, dan atribut lainnya. Penentuan macam dan jenis produk yang akan diproduksi didasarkan atas pertimbangan pengaruh adanya kombinasi produk terhadap keuntungan, penguasaan pasar, posisi pasar, selera, dan keinginan konsumen terhadap jenis produk. Tanpa melihat itu, bisa dipastikan produk kita menjadi produk yang tersisih di pasar.

Demikian juga bagi perusahaan yang menghasilkan produk berupa jasa. Perusahaan harus mempertimbangkan keuntungan yang didapat dari jasa yang diberikan, selera dan keinginan, serta permintaan konsumen terhadap jasa yang kita tawarkan. Untuk itu, perusahaan penghasil produk jasa harus selalu berusaha melakukan inovasi terhadap jenis jasa yang benar-benar dibutuhkan konsumen.

1) Jenis produk, berupa barang dapat dibedakan sebagai berikut :

a) Jenis produk barang yang diperdagangkan

b) Barang-barang consumers goods.

c) Barang-barang industri goods.

2) Jenis produk berdasarkan tujuan pemakainya terdiri atas berikut ini :

a) Shopping goods

Barang yang memerlukan pertimbangan kualitas, harga, gaya kemasan, dan jenis, contohnya TV, jam tangan, kulkas, permata, dan sebagainya.

b) Conviniencegoods

Barang konsumsi yang sifatnya mudah dicari bila diperlukan setiap saat dan tersedia di toko/warung terdekat, contohnya es krim, rokok, sabun, gula, permen, dan sebagainya.

c) Specialitygoods

Barang kebutuhan konsumen, tetapi memerlukan pelayanan khusus dan terdapat di toko/tempat tertentu, contohnya mobil mewah, jam tangan mewah, permata, dan sebagainya.

d) Unsought goods

Barang yang tidak dicari dan pemasarannya dengan mendatangi konsumen, misalnya ensilopedia.

3) Kualitas produk/jasa

Setiap produk yang dihasilkan tentu tidak bisa dipisahkan dengan manfaatnya sebagai pemenuh kebutuhan konsumen. Manfaat suatu produk umumnya diukur dengan kegunaan optimal dan keputusan konsumen, yang merupakan refleksi kualitas dari produk tersebut.

4. Merancang Proses Produksi

Proses produksi merupakan suatu cara, metode maupun teknik penciptaan faedah baru dari suatu produk. Seorang wirausahawan di dalam melaksanakan proses produksi sebelumnya harus menentukan dengan jelas ciri-ciri, syarat-syarat dan faktor perencanaan operasi produksi. Hal ini sangat penting agar proses produksi bisa berjalan dengan lancar dan tujuan perusahaan untuk mendapatkan laba pun berhasil.

a. Ciri-ciri perencanaan proses produksi

1) Perencanaan proses produksi harus mengarah pada kegiatan pada masa-masa mendatang.

2) Perencanaan proses produksi harus mempunyai jangka waktu tertentu.

3) Perencanaan proses produksi harus mempersiapkan tenaga kerja, mesin-mesin, bahan baku, metode pengerjaan, modal, dan sebagainya.

4) Perencanaan proses produksi harus dapat mengkoordinir kegiatan produksi dengan kegiatan bagian lain.

5) Perencanaan proses produksi harus dapat menentukan jumlah produk, jenis produk, kualitas produk, warna produk, ukuran produk, bentuk produk, dan sebagainya.

b. Syarat-syarat perencanaan proses produksi

1) Perencanaan proses produksi harus disesuaikan dengan tujuan perusahaan.

2) Perencanaan proses produksi harus sederhana, mudah dimengerti dan dapat dilaksanakan.

3) Perencanaan proses produksi harus memberikan analisis dan klasifikasi kegiatan.

c. Persiapan perencanaan proses produksi

Adapun persiapan perencanaan operasi produksi meliputi hal-hal sebagai berikut :

1) Prosedur persiapan

Sebelum wirausahawan menentukan produk apa yang akan dibuat, terlebih dahulu wirausahawan perlu menimba gagasan dari para konsumen dan mengajak karyawan untuk berpartisipasi memikirkan produk yang akan diproduksi.

2) Penyaringan gagasan

Setelah banyak menemukan gagasan yang bagus dari konsumen ditambah sumbangan pikiran dari para karyawan, maka wirausahawan harus menyaring dan memilih gagasan yang baik.

3) Analisis gagasan

Selanjutnya, wirausahawan mengadakan analisis terhadap gagasan proses produksi dari berbagai macam usaha. Analisis gagasan itu dilakukan untuk mengetahui

a) potensi permintaan terhadap produk,

b) jumlah omset penjualan,

c) kemampuan produk yang mendatangkan laba.

4) Percobaan produk

Tahap selanjutnya adalah, wirausahawan mewujudkan gagasan ke dalam tindakan kongkret, yaitu menciptakan produk sesuai gagasan. Produk itu harus bisa dipertanggung jawabkan, baik secara teknis maupun komersial.

5) Uji coba produk

Produk yang telah dibuat, kemudian diteliti dan diuji mengenai kelemahan produk, kesalahan dalam pembuatan (bila ada), cacat tidaknya dan bermanfaat tidaknya produk yang dibuat. Setelah diuji, diharapkan produk benar-benar bisa dipertanggungjawabkan kepada konsurnen.

6) Komersialisasi

Merupakan tahap memperkenalkan produk yang telah diproduksi kepada para konsumen. Di dalam tahap ini, wirausahawan berusaha agar produknya benar-benar bisa diterima oleh konsumen, diantaranya dengan cara melaksanakan pemberian merek produk, membuat kemasan produk semenarik mungkin, menentukan harga sebijaksana mungkin, melakukan promosi dan pendistribusian. Agar kegiatan proses produksi dapat dilaksanakan dengan baik, maka dalam proeses produksi perlu dilakukan pengawasan dan pengendalian.

5. PengelolaanPersediaan

Kelancaran bisnis perlu ditunjang dengan adanya persediaan barang dagangan. Untuk menjaga tingkat persediaan barang, dapat ditempuh oleh setiap perusahaan dengan cara pengelolaan dan pengendalian persediaan sesuai dengan jumlah yang direncanakan. Jadi, pengelolaan persediaan adalah suatu tindakan seorang pengusaha untuk menjaga agar persediaan tetap stabil sesuai rencana.

Adapun tujuan dikelolanya persediaan barang adalah :

a. untuk menjaga jangan sampai persediaan habis,

b. untuk menjaga jangan sampai mengecewakan konsumen,

c. untuk menjaga agar jangan sampai jumlah persediaan barang dagangan berlebihan.

Dalam melakukan pengelolaan persediaan barang dagangan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu :

a. sistem pencatatan yang paling tepat,

b. metode pencatatan yang tepat untuk menentukan persediaan,

c. menghitung persediaan barang dagangan,

d. menyusun laporan persediaan.

Mengenai sistem pencatatan, ada dua sistem yang bisa dikemukakan di sini.

a. Pencatatan secara terus-menerus (perpectual system)

Cara pencatatan yang dilakukan secara terus menerus. Dasar dari sistem ini adalah mencatat semua penambahan dan pengurangan dengan cara yang sama seperti pencatatan kas, yaitu masing-masing jenis barang dibuat perkiraan sendiri-sendiri dan untuk transaksi yang berkaitan dengan pengembalian dan pengurangan harga dibukukan dalam buku pembantu (subsidiary ledger).

b. Pencatatan secara periodik (periodiec system)

Cara pencatatan yang dilakukan pada waktu atau periode tertentu, misalnya mingguan, bulanan atau semester.

Mengenai metode pencatatan persediaan barang dapat digunakan cara berikut :

a. First-in, First-out (FIFO)

Barang yang pertama masuk, barang itulah yang lebih dahulu dikeluarkan.

b. Last-in, First-out (LIFO)

Barang yang paling akhir, barang itulah yang lebih dahulu dikeluarkan.

c. Average Cost (AC)

Barang-barang yang dikeluarkan dicatat berdasarkan harga rata-ratanya.

Dengan mengetahui dan memahami sistem pencatatan dan metode pencatatan, akan dapat dihitung persediaan barang dagangan dengan tepat sehingga dapat mengatur pengadaan persediaan barang dagangan dengan tingkat persediaan yang menguntungkan.

Setelah menghitung dan mencatat persediaan barang, selanjutnya perlu disusun laporan persediaan barang dagangan. Penyusunan laporan persediaan perlu dibuat dalam rangka pelaksanaan administrasi. Laporan persediaan barang dagangan dibuat secara periodik. Data yang diperlukan untuk menyusun laporan ini diperoleh dari :

a. buku pembelian (tunai/kredit),

b. buku penjualan (tunai/kredit),

c. kartu persediaan gudang,

d. kartu persediaan di toko,

e. kartu retur pembelian, dan

f. kartu retur penjualan.

Buku pembelian, buku penjualan serta kartu retur pembelian dan penjualan digunakan sebagai alat penguji kebenaran keluar masuk barang di gudang sesuai dengan salinan surat kiriman barang, surat penerimaan, faktir penjualan, dan sebagainya. Sedangkan kartu persediaan barang digudang dan di toko digunakan untuk melihat kenyataan barang yang tersedia dan meneliti antara catatan di kartu persediaan dengan jumlah barang sebenarnya secara fisik.

Setelah penyusunan laporan persediaan selesai, selanjutnya laporan tersebut disampaikan ke bagian keuangan, yang kemudian akan dijadikan sebagai data untuk menyusun laporan keuangan, yaitu laporan rugi laba dan neraca.

Laporan persediaan harus akurat, karena penetapan nilai persediaan dagangan sangat mempengaruhi keseimbangan antara biaya-biaya yang dikeluarka dengan pendapatan di dalam satu periode. Ketidakakuratan dari suatu laporan persediaan memungkinkan timbulnya kesalahan penetapan nilai persediaan akhir, yang kemudian mengakibatkan kesalahan dalam penetapan laba kotor maupun laba bersih, sehingga akhirnya akan mengakihatkan terjadinya kesalahan dalam pelaporan aktiva/harta dan modal di dalam neraca.

Oleh karena akhir suatu periode merupakan persediaan awal untuk periode berikunya, maka jika persediaan akhir ditetapkan salah, akan mengakibatkan berlanjutnya kesalahan yang tidak dapat dihindarkan.

6. MenghitungKebutuhan dan Persediaan Bahan Baku

a. Pengertian bahan Baku

Bahan baku adalah bahan yang membentuk suatu kesatuan yang tak terpisahkan dari produk jadi dan merupakan biaya utama dalam proses pembuatan produk.

Bahan baku merupakan dasar yang sangat penting bagi perusahaan. Bisa dibayangkan, jika dalam perusahaan tidak tersedia bahan baku, bisa dipastikan kegiatan proses produksi akan terhenti. Sebaliknya, jika persediaan bahan baku terlalu banyak, bukan berarti akan menguntungkan bagi perusahaan, sebab akan semakin menambah biaya-biaya persediaan yang harus ditanggung perusahaan.

Untuk menghindari kelebihan atau kekurangan bahan baku, perusahaan perlu melakukan pengendalian bahan baku, sehingga setiap saat perusahaan mengetahui berapa persediaan bahan baku yang ada, berapa harus membeli bahan baku, dan berapa bahan baku yang siap untuk diproses.

b. Penghitungan biaya bahan baku

Harga pokok bahan baku yang dipakai dalam proses produksi pada dasarnya adalah basil kuantitas dengan harga satuan bahan baku. Penentuan kuantitas bahan baku bergantung pada sistem pencatatannya, sedangkan penentuan harga satuannya bergantung pada metode penilaian persediaan yang digunakan.

Ada beberapa metode penilaian persediaan yang digunakan dalam penghitungan harga pokok bahan baku yang dipakai dalam proses produksi, yaitu seperti berikut ini.

1) Metode FIFO (first-in First-out)

Bahan baku yang masuk pertama dianggap bahan baku yang lebih dulu dipakai dalam proses produksi.

Contoh : data mengenai bahan baku PT. Sinar Surya selama dua minggu pertama bulan Mei 2004 adalah :

01 Mei, persediaan 8.000 kg @ Rp. 1.000,00

09 Mei, pembelian 12.000 kg @ Rp. 1.200,00

17 Mei, masuk proses produksi 15.000 kg

Harga pokok bahan baku yang dipakai dalam proses produksi pada tanggal 17 Mei sebanyak 15.000 kg. Dihitung sebagai berikut :

8.000 kg @ Rp. 1.000,00 : Rp. 8.000.000,00

7.000 kg @ Rp. 1.200,00 : Rp. 8.400.000,00

15.000 kg : Rp. 16.400.000,00

Berdasarkan perhitungan di atas, bahan baku yang dipakai dalam proses produksi yang harus dicatat sebesar Rp. 16.400.000,00

2) Metode LIFO (Last-in First-out)

Bahan baku yang terakhir masuk dianggap yang lebih dahulu dipakai dalam proses produksi. Contoh :

12.000 kg @ Rp. 1.200,00 :Rp. 14.400.000,00

3.000 kg @ Rp. 1.000.00 : Rp. 3.000.000,00

15.000 kg : Rp. 17.400.000,00

Dengan demikian, menurut metode LIFO, bahan baku yang harus dicatat sebesar Rp. 17.400.000,00

3) Metode Rata-rata Tertimbang (Average Cost Method)

Biaya bahan baku yang dipakai dalam proses produksi adalah hasil kuantitas bahan baku yang dipakai dan harga pokok rata-rata per satuan. Contoh :

8.000 kg @ Rp. 1.000,00 : Rp. 8.000.000,00

12.000 kg @ Rp. 1.200,00 : Rp. 14.400.000.00

20.000 kg : Rp. 22.400.000,00

Harga pokok rata-rata tiap kg : Rp 22.400.000,00 : 20.000,00 = Rp. 1. 120,00

Harga pokok bahan baku yang dipakai dalam proses produksi (15.000 kg) = 15.000 x Rp 1.120,00 = Rp 16.800.000,00

Dengan demikian, bahan baku yang harus dicatat adalah Rp 16.800.000,00

c. Pencatatan bahan baku

Pencatatan bahan baku pada dasarnya meliputi pencatatan pembelian dan pemakaian bahan baku dalam proses produksi. Sistem pencatatan bahan baku menggunakan cara-cara berikut ini.

1) Pencatatan sistem fisik (periodik)

Dalam sistem ini, harga pokok bahan baku yang dipakai dalam proses produksi dihitung dan dicatat pada setiap akhir periode, setelah lebih dahulu dihitung harga pokok persediaan bahan baku pada akhir periode. Dengan demikian, selama periode berjalan, tidak ada pencatatan mengenai harga pokok bahan baku yang dipakai dalam proses produksi.

2) Pencatatan sistem perpectual

Dalam sistem ini, harga pokok bahan baku yang dibeli dan harga pokok bahan baku yang diproses dalam produksi dicatat dalam perkiraan persediaan bahan baku. Harga pokok bahan baku yang diproses, dicatat debet perkiraan barangdalam proses dan kredit pada perkiraan persediaan bahan baku. Dengan demikian, metode penilaian persediaan diterapkan untuk menghitung harga pokok bahan baku yang keluar (diproses).