Pengantar
Suatu
kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang
ada sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan,
tanpa adanya perbekalan kantor yang memadahi tak mungkin ada hasil
kantor yang baik.
Pada dasarnya aktifitas kantor terjadi
karena pegawai-pegawai kantor mengolah bahan bahan dengan sarana
perbekalan kantor yang ada.
Untuk lebih jelasnya apa saja perbekalan kantor itu mari kita pelajari materi berikut.
Memilih Peralatan Kantor
Peralatan/perbekalan kantor terdiri dari 5 macam yaitu :
Perabot, peralatan/perlengkapan, mesin, pesawat dan interior kantor.
Pengertian Perbekalan kantor
adalah semua fasilitas/barang-barang yang ada di dalam kantor baik
langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan
kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan.
Perbekalan
kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor,
tanpa ada perbekalan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu,
karena pegawai kantor bekerja untuk mengolah bahan dengan sarana dan
dengan peralatan kantor yang ada.
Macam-macam Peralatan Kantor
Seperti dijelaskan di muka bahwa perbekalan kantor ada 5 macam yaitu :
- Perabot kantor
yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai
penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan
segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan
penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah
perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.
- Peralatan/perlengkapan kantor
adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan
yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb.
Apabila dirinci peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:
- Barang
yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1
kali atau tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon,
klip/penjepit kertas dsb.
- Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting dsb.
- Mesin-mesin kantor
adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses
pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto
copy dsb.
- Pesawat Kantor
yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi
baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb.
- Interior kantor
yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias
ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar,
lampu, vas bunga, dsb.
Identifikasi Kebutuhan
Untuk
dapat memilih peralatan kantor dengan tepat maka harus tahu tentang
kebutuhannya, karena pada dasarnya tepat tidaknya pemilihan peralatan
tergantung dengan kesesuaian kebutuhan.
Untuk menentukan peralatan
apa yang akan dipilih/gunakan maka harus didaftar dahulu kebutuhan
perbekalan/perlengkapan yang dibutuhkan. Berikut ini contoh daftar
kebutuhan perbekalan/ perlengkapan suatu kantor.
No
|
Kode
|
Nama Barang
|
Tipe
|
Spesifikasi
|
merk
|
Jumlah
|
1
|
02-03-17-02-23-00
|
Amplop
|
coklat
|
27,5 x 43 cm
|
JAYA
|
2 box
|
2
|
02-04-44-00-72-32
|
Bateray
|
Calkulator
|
fx-992
|
Casio
|
10 buah
|
3
|
02-05-58-08-10-00
|
Benang Tali
|
Rapia
|
plastik
|
~
|
1 kg
|
4
|
01-01-21-00-00-04
|
Keyboard
|
102 keys
|
-
|
-
|
5 buah
|
5
|
…………… dst
|
|
|
|
|
|
Pengisian kode barang berdasarkan ketentuan yang ada dikantor.
Biasanya
daftar kebutuhan barang di buat untuk 1 tahun dan diajukan oleh bagian
perlengkapan/rumah tangga kepada pimpinan melalui bendaharawan.
Penanganan Perlengkapan Kantor
Untuk menangani masalah peralatan/perlengkapan kantor yang
dilakukan pada suatu bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah
berikut:
- Pengadaan
Yaitu
usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan
kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui
pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.
- Penyimpanan
Yaitu
kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang
meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun
segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).
- Pengeluaran/Pendistribusian
Yaitu
penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan
bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.
- Pemeliharaan
Yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.
- Penghapusan
Yaitu
usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari
dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.
Alur Penanganan Perlengkapan Kantor:
1. Pengadaan
2. Penyimpanan
3. Pendistribusian
4. Pemeliharaan
5. Penghapusan
Permintaan Peralatan/Perlengkapan Kantor
Langkah-langkah permintan peralatan/perlengkapan kantor.
Adapun langkah-langkah permintaan peralatan/perlengkapan yang dimaksud adalah :
- Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon permintaan peralatan/perlengkapan.
- Bagian
administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut
benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta
ada dalam gudang).
- Apabila permintaannya
memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut
diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan.
- Persetujuan
yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan
peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai.
- Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut.
- Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi maupun secara fisik.
- Bagian
administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik
persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai
antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya.
- Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.
Pemeliharaan Peralatan/Perlengkapan
Barang-barang
perbekalan/perlengkapan kantor baik yang ada di dalam gudang maupun
yang ada pada unit pemakai harus selalu dipelihara agar selalu siap
untuk digunakan dan juga untuk memperpanjang usia pemakaian dalam rangka
menghemat anggaran kantor.
Cara–cara pemeliharaan barang dapat disesuaikan dengan kriteria berikut:
- Menurut Tempat Barang
- Ada dalam gudang/persediaan
Dilakukan
dngan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan selalu
terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman dari hal-hal yang
dapat merusakkan barang.
Contohnya: barang yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti karat.
- Ada dalam pemakaian
Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan secara aman.
Contohnya:
komputer prosedur penggunaannya (menghidupkan dan mematikan) harus
sesuai dan dibersihkan secara rutin juga matikan sambungan listrik jika
sudah tidak digunakan lagi.
- Menurut Jenis Barang
- Barang bergerak (bisa dipindahkan)
Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan dan tidak teratasi dapat dibawa keluar kantor untuk di servis oleh ahlinya.
Contohnya:
mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa diservis di
kantor bisa dibawa ke pusat perbaikan di lain tempat.
- Barang Tetap (tidak bisa dipindahkan)
Digunakan secara baik dan sesuai prosedur.
Contohnya: lampu listrik atau kran air harus dimatikan jika kita tidak membutuhkan lagi.
- Menurut Kurun Waktu
- Rutin (perawatan sehari-hari) dengan cara meletakkan secara aman, membersihkan dan menggunakan sesuai prosedur.
- Berkala (perawatan berdasarkan kurun waktu) misalnya: bulanan, triwulan, semester atau tahunan.
Contohnya: mesin tik atau mesin kantor yang lain di cek kelayakannya/diperbaiki secara
berkala setiap 3 bulan sekali.