MENGELOLA SISTEM KEARSIPAN

Mengelola Sistem Kearsipan

Arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer dan lain-lain yang disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.

Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.

1.      Nilai guna arsip  yang dikenal dengan istilah ALFRED adalah sebagai berikut :

A         = Administrasi Value (Nilai Administrasi)

L          =  Legal Value (Nilai Hukum)

F          =  Fiscal Value (Nilai Keuanganan)

R         =  Research Value (Nilai Penelitian)

E          =  Education Value (Nilai Pendidikan)

D         =  Documentation Value ( Nilai Dokumentasi)

2.  Fungsi dari peralatan kearsipan yaitu sebagai berikut :

a. sebagai sarana penyimpanan arsip,

b. sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan,

             c. sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.

Alat kearsipan yang penyimpanannya dilakukan secara:                                                                                                                                                                                                               

1.      Horizontal: stopmap folio, snelhecter

2. Vertikal: filing cabinet, folder, hanging folder
3. Lateral: rotary, lemari arsip, rak arsip, ordner, kotak/box arsip

Perbedaan dari alat-alat berikut ini:

1.    Stopmap folio: map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya.

2.    Map snelhecter: map yang mempunyai penjepit di tengah map.

3.    Map folder: map tanpa dilengkapi dengan daun penutup

4.    Hanging folder: folder yang mempunyai besi penggantung

Karakteristik dari filing cabinet adalah sebagai berikut :

Filing Cabinet, yaitu almari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1–6 laci. Tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berderet ke belakang. Arsip yang disimpan tidak melebihi dari 4000 surat, dengan  folder sekitar 40– 50 folder dan guide 20-40 lembar.

Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan folder gantung. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, tetapi yang paling baik adalah dari logam, karena lebih kuat.

Cara pengaturan posisi tab guide yaitu sebagai berikut :

1.    Guide pertama, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main subject).

2.    Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (sub subject).

3.    Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier (sub sub subject) atau untuk yang lebih khusus lagi.

Jenis-jenis stapler yaitu sebagai berikut :

1.    Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.

2.    Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.

3.    Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas.

Perbedaan antara kartu indeks dan kartu tunjuk silang yaitu sebagai berikut :

-       Kartu indeks, yaitu kartu yang berisi tentang identitas suatu arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.

-       Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat (map) dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukkan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.

 Untuk menentukan atau membeli peralatan kearsipan diperlukan penghitungan yang cermat, agar biaya yang digunakan untuk menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip dapat dilakukan secara efisien dan efektif, maka perlu dilakukan analisa/pertimbangan yang cermat terhadap kebutuhan peralatan dan perlengkapan.  Hal ini sangat penting agar tidak ada peralatan dan perlengkapan yang tidak digunakan (mubazir). Untuk mengetahui peralatan dan perlengkapan apa saja yang sangat dibutuhkan oleh suatu kantor, maka bagian pengadaan barang dapat melakukan survei terhadap kebutuhan peralatan. Survei dilakukan secara intern dan ekstern. Secara intern dapat dilakukan dengan mendata peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan oleh setiap unit kerja.

1.  Pengertian dari :

Asas Sentralisasi: pengendalian kegiatan pengurusan surat/arsip, baik surat masuk maupun surat keluar, sepenuhnya dibebankan dan dipertanggungjawabkan secara terpusat pada suatu organisasi yang disebut unit kearsipan.

Asas Desentralisasi: pengendalian kegiatan pengelolaan surat/arsip, baik surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi. 

Asas Gabungan: asas ini merupakan gabungan dari sistem sentralisasi dan desentralisasi, dimana masing-masing unit kerja dapat melaksanakan pengelolaan suratnya sendiri-sendiri namun pengendaliannya dilakukan secara terpusat. Asas ini bertujuan meningkatkan kelebihan dari suatu asas dan meminimalkan kekurangannya.

Sistem Penyimpanan: sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga dan biaya.

2.    Pengertian dari :

Sistem Abjad : sistem penyimpanan arsip yang disusun berdasarkan pengelompokkan nama orang dan atau nama badan/instansi. Nama orang/badan tersebut disusun berdasarkan urutan abjad.

Sistem Subjek : sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat.

Sistem Wilayah : sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pengelompokkan menurut nama tempat.

Sistem Nomor : sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan menggunakan kode angka/nomor.

Sistem Tanggal : sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat.

Caption untuk setiap sistem penyimpanan yaitu sebagai berikut,

• Pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim (surat masuk), yaitu nama badan-badan pemerintah, lembaga-lembaga negara, badan-badan swasta, maupun nama-nama individu , dan nama alamat yang dituju (surat keluar).
• Pada sistem subjek kata tangkapnya adalah nama masalah/perihal/isi surat.
• Pada sistem tanggal kata tangkapnya adalah tanggal surat.
• Pada sistem wilayah kata tangkapnya adalah nama tempat asal surat(surat masuk), dan nama tempat alamat yang dituju (surat keluar).
• Pada sistem nomor kata tangkapnya adalah angka atau nomor tertentu sesuai aturan sistem nomor.

Contoh Daftar Klasifikasi Subjek

Kepegawaian                                      (Masalah Utama)

Cuti                                     (Sub Masalah)

Cuti Hamil     

Cuti Sakit                    (Sub-sub Masalah)

                                    Cuti Tahunan 

Contoh Daftar Klasifikasi Wilayah dengan tiga tingkatan untuk wilayah DKI Jakarta sebagai wilayah utama!

DKI Jakarta

         Jakarta Timur

         Jakarta Selatan

                        Mampang Prapatan

                        Pancoran

                        Tebet

                        Kalibata

            Jakarta Barat

         Jakarta Utara

         Jakarta Pusat

Cara mengindeks surat dalam sistem nomor yaitu sebagai berikut :

-          Sistem nomor dewey : lihat masalah surat tersebut dan cocokkan dengan daftar klasifikasi nomor dewey.  Surat tersebut berada di kelompok mana. Jangan lupa buat kartu indeksnya.

-          Sistem nomor seri: tentukan nama koresponden dari surat/arsip yang akan disimpan, kemudian indeks sesuai peraturan mengindeks. Kemudian lihat kartu indeks nama tersebut pada laci cardex.

-          Sistem nomor terminal digit: mengindeks dalam sistem terminal digit adalah membagi nomor arsip yang berasal dari buku arsip menjadi beberapa unit untuk menunjukkan letak/posisi dimana surat tersebut disimpan.

Prosedur menyimpan surat menggunakan sistem :

1. Sistem abjad : memeriksa berkas, mengindeks surat, mengkode surat, menyortir surat, menempatkan surat
2. Sistem Subjek : memeriksa berkas, mengindeks, mengkode, menyortir, menempatkan
3. Sistem Wilayah : memeriksa berkas, mengindeks, mengkode, menyortir, menempatkan
4. Sistem nomor : memeriksa berkas, mengindeks, mengkode, menyortir, menempatkan
5. Sistem Tanggal : memeriksa berkas, mengindeks, mengkode, menyortir, menempatkan

Lembar pinjam arsip dibuat rangkap tiga, yaitu :

1.      Lembar ke-1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam, sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam.

2. Lembar ke-2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman.
3. Lembar ke-3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan.

Langkah-langkah mencari arsip atas nama Ir. Dewi Lestari dengan menggunakan sisem subjek yaitu sebagai berikut :

1.    Tentukan nama orang/perusahaan sebagai identitas surat yaitu Ir. Dewi Lestari

2.    Indekslah nama tersebut : Lestari, Dewi, Ir.

3.    Tentukan kodenya yaitu : Le

4.    Carilah kartu indeks pada laci cardex yang berkode L, di belakang guide Le

5.    Lihatlah kode surat yang tertera pada kartu indeks.

                                                                  Le

       Judul Surat             :  Ir. Dewi Lestari

       No. Surat                :  11/C/I/09

       Tanggal Surat         :  14 Januari 2009

       Kode Surat             :  Cuti

Cocokkan kode tersebut dengan daftar klasifikasi subjek.

Misalnya : Cuti – Kesejahteraan -  Kepegawaian.

1. Cari arsip tersebut pada laci yang berkode Kepegawaian, di belakang guide Kesejahteraan dan di dalam folder Cuti.
2. Ambil arsip tersebut jika memang benar arsip yang dicari dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).
3. Serahkan arsip pada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2).
4. Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.

Pertimbangan dalam memilih sistem penyimpanan yaitu sebagai berikut.

1. Mudah dilaksanakan dan digunakan.
2. Hemat tenaga dan peralatan.
3. Hemat waktu dan biaya.
4. Sederhana.
5. Fleksibel dan mudah dikembangkan.
6. Sesuai dengan fungsi dan tugas pokok organisasi.

Ruang lingkup kearsipan yaitu mulai penciptaan arsip, pengurusan dan pengendalian arsip, pemanfaatan arsip, pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip. Penyusutan arsip menurut PP No. 34 Th. 1979 yaitu sebagai berikut :

1.      Memindahkan arsip in aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan organisasi.

2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip statis dari unit kearsipan ke ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) atau BAD (Badan Arsip Daerah).

Salah satu tujuan penyusutan kearsipan adalah demi efisiensi dan efektifitas pengelolaan kearsipan, yaitu: Setiap ada kegiatan, akan tercipta arsip baru.  Setiap hari arsip selalu bertambah, jadi dapat dibayangkan tumpukan arsip kian hari kian menjulang.  Saat ini hanya butuh satu tempat arsip, besok menjadi dua, lusa menjadi tiga, dan seterusnya.  Hari ini hanya perlu satu ruangan, satu tahun kemudian dua ruangan, 3 -5 tahun bertambah banyak ruangan. Semakin banyak tenaga yang dibutuhkan untuk menangani arsip, semakin banyak biaya yang dikeluarkan untuk membayar tenaga, semakin banyak waktu yang dibutuhkan untuk mencari satu lembar arsip, dan semakin sulit untuk ditemukan.  Apa yang disampaikan di atas dapat memberikan gambaran, bahwa jika tidak ada penyusutan arsip, maka akan membawa banyak kerugian kepada perusahaan. Sebaliknya dengan adanya penyusutan arsip efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip menjadi lebih baik.

Tujuan pemeliharaan arsip, yaitu sebagai berikut :

1. Mencegah kerusakan arsip secara efektif dan efisien.
2. Mempermudah koordinasi dalam pelaksanaan tugas.
3. Memperkecil gangguan terhadap organisasi.
4. Mencegah terjadinya bencana.
5. Mencegah kerugian bagi pegawai dan masyarakat.
6. Melindungi hak milik organisasi dan perusahaan.

Lima cara yang dapat dilakukan dalam memelihara arsip yaitu sebagai berikut :

1.    Memencarkan salinan arsip

2.    Membuat duplikasi sebagai bahan rujukan.

3.    Menyimpan pada ruang khusus

4.    Membangun ruang/gedung

5.    Melakukan fumigasi

Tujuan pencatatan surat yang masuk ataupun yang keluar yaitu sebagai berikut :

1.    Untuk mengetahui surat apa saja yang diterima oleh perusahaan setiap hari.

2.    Untuk mengetahui perkiraan tentang jumlah surat yang diterima setiap hari, setiap bulan, dan setiap tahun.

3.    Sebagai bukti tertulis tentang adanya surat yang diterima dari perusahaan lain maupun  yang dibuat oleh perusahaan.

4.    Agar tertib administrasi.

Teknik penyusutan arsip yaitu sebagai berikut :

1.    Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA), langkah-langkahnya :

·            Inventarisasi

·            Penyusunan daftar jenis/series arsip

·            Penilaian arsip

·            Penentuan nasib akhir

·            Penyusunan konsep

·            Pengesahan

·            Pelatihan

·            Kontrol penggunaan dan penyempurnaan

2.    Berdasarkan Non Jadwal Retensi Arsip, langkah-langkahnya:

·            Pelaksanaan pembenahan arsip

·            Penilaian arsip

·            Penyusunan daftar arsip

·            Pelaksanaan penyusutan

·            Perencanaan pembenahan arsip

Cara pemindahan arsip dari unit kerja ke unit sentral arsip yaitu sebagai berikut :

1.    Petugas membuat Berita Acara Pemindahan Arsip dan Daftar Jenis Arsip yang akan diserahkan (Daftar Pertelaan).

2.    Penandatanganan Berita Acara tersebut oleh pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima.

Proses penyerahan arsip statis oleh unit kearsipan ke Arsip Nasional sesuai dengan PP No. 34 tahun 1979  yaitu sebagai berikut.

1.    Arsip yang disimpan oleh Lembaga-Lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintah di tingkat pusat harus diserahkan kepada Arsip Nasional Pusat.

2.    Arsip yang disimpan oleh Badan-badan Nasional Daerah harus diserahkan kepada Arsip nasional Daerah (sekarang Badan Kearsipan Daerah).

3.    Penyerahan arsip sebagai mana dimaksud di atas dilakukan sekurang-kurangnya satu kali dalam 10 tahun, serta dilaksanakan dengan membuat Berita Acara Penyerahan Arsip yang disertai Daftar Pertelaan Arsip dari arsip-arsip yang diserahkan.

Prosedur pemusnahan arsip yaitu sebagai berikut :

1.    Seleksi Arsip.

2.    Pembuatan Daftar Jenis Arsip yang akan dimusnahkan (Daftar Pertelaan ).

3.    Pembuatan Berita Acara Pemusnahan.

4.    Pelaksanaan pemusnahan dengan 2 orang saksi.

-          10 contoh arsip yaitu surat, kuitansi, faktur, foto,  flash disk, mikro film, telegram, formulir, rekaman pada pita kaset, dan giro..

-          10 macam peralatan kearsipan yaitu filing cabinet, rotary, lemari arsip, rak arsip, guide, snelhecter map, folder map, hanging folder, ordner, box arsip

5  kriteria yang perlu dipertimbangkan dalam memilih/membeli peralatan kearsipan yaitu sebagai berikut.

1. Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip, seperti peta, surat, foto, dan sabagainya.
2. Peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang disimpan sehingga keamanan informasinya terjamin, seperti untuk menyimpan arsip yang bernilai guna tinggi, arsip rahasia, sangat rahasia, dan sebagainya.
3. Peralatan yang digunakan juga memperhatikan pertumbuhan atau perkembangan arsip, apakah jumlah arsip terus bertambah setiap tahun dan berapa banyak rata-rata pertambahannya.
4. Peralatan yang akan digunakan juga harus memberikan kemudahan, arsip harus dapat dengan mudah diambil dan ditempatkan kembali pada lokasinya.
5. Peralatan yang akan digunakan juga harus mempertimbangkan besar ruangan yang  disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasannya.

Kelebihan pengelolaan arsip yang menggunakan asas gabungan, yaitu sebagai berikut.

1.    Keseragaman prosedur dan tata kerja.

2.    Proses kerja lancar, karena arsip aktif berada di unit pengolah.

3.    Efisiensi kerja di unit pengolah, karena adanya pemisahan antara arsip aktif dan inaktif.

4.    Lebih mudah dalam pengendalian dan pembinaannya.

5.    Karyawan di unit kerja dapat bertambah.

Cara menyimpan surat masuk dari PT Indofood Sukses Makmur, Tbk, jika penyimpanan menggunakan sistem abjad yaitu sebagai berikut.

1.    Memeriksa berkas apakah sudah ada tanda pelepasnya (file).

2.    Mengindeks, PT Indofood Sukses Makmur, Tbk., menjadi Indofood Sukses Makmur, Tbk., PT

3.    Mengkode, yaitu In

4.    Menyortir

5.    Menempatkan, surat ditempatkan di laci filing cabinet dengan kode A-Z, di belakang guide berkode I, di dalam folder berkode In.

-       Arsip yang berkode 28 Juni 2009 disimpan, jika menggunakan sistem  tanggal, yaitu di dalam laci dengan kode 2009, di belakang guide Juni di dalam folder 28

-       Gambar filing cabinet yang terdiri dari 4 laci, beri kode pada laci, jika penyimpanan menggunakan sistem nomor terminal digit

DDC menurut Melvil Dewey yaitu :

      000      Umum

      100      Filsafat

      200      Agama

      300      Ilmu Sosial

      400      Bahasa

      500      Ilmu Murni

      600      Ilmu Terapan

      700      Kesenian

      800      Kesusasteraan

      900      Sejarah dan Ilmu Bumi

Contoh daftar klasifikasi wilayah menurut nama negara yaitu sebagai berikut.

ASIA                                                  (wilayah utama )

               Asia Tenggara                         (sub wilayah)

                     Brunei

Indonesia

             Malaysia          (sub –sub wilayah)

             Philipina

             Singapura

Asia Timur                 

             China

             Jepang

             Korea Selatan

             Taiwan

Pemeliharaan arsip perlu dilakukan karena arsip tersebut lebih banyak terbuat dari kertas sehingga memerlukan pemeliharaan, agar nilai informasi yang ada di dalamnya masih terus dapat digunakan selama arsip tersebut diperlukan.